Nel mondo delle vendite B2B, la segretaria o il front office è spesso percepito come un ostacolo tra il commerciale e il decisore aziendale. Tuttavia, con il giusto approccio, questa figura può trasformarsi in un'alleata preziosa.
Superare il filtro senza risultare aggressivi è una questione di empatia, strategia e preparazione. Vediamo come fare.
Perché il Filtro della Segretaria è un Passaggio Fondamentale?
La segretaria ha il compito di proteggere il tempo del decisore e smistare le chiamate in base alla loro rilevanza. Questo significa che se non riconosce immediatamente il valore della nostra chiamata, difficilmente ci metterà in contatto con la persona giusta.
Piuttosto che vederla come un ostacolo, consideriamola la chiave d’accesso all’interlocutore che ci interessa. La differenza tra un buon venditore e uno mediocre sta nel modo in cui affronta questo filtro.
Le Strategie Vincenti per Superare il Filtro
1️-Approccio Cordiale e Naturale
L'errore più grande è mostrarsi troppo rigidi o invadenti. La segretaria riconosce subito chi sta cercando di "forzarla" e chi, invece, si presenta con un atteggiamento genuino.
Esempi di apertura efficace:
"Buongiorno, sono Francesco Maestri di Volo Alto. Le chiedo una cortesia, posso parlare con il responsabile commerciale?"
"Salve, sto cercando il signor Rossi, lo trovo in ufficio questa mattina?"
Cosa cambia? La prima versione è diretta ma cortese, mentre la seconda dà per scontato che la persona sia presente, riducendo la probabilità di una chiusura netta.
2-Mai Chiedere "Posso Parlare con il Titolare?"
Una frase come "Posso parlare con il titolare?" è il miglior modo per farsi rispondere:
"Di cosa si tratta?"
"Ha un appuntamento?"
"Mandi una mail a info@…"
Cosa fare invece?
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Essere specifici: "Sto cercando il responsabile acquisti, Mario Rossi. È disponibile?"
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Evitare le esitazioni: se sembriamo incerti, la segretaria sentirà odore di "vendita" e ci bloccherà subito.
3-Utilizzare il Nome per Creare Familiarità
Se sappiamo il nome del decisore, usiamolo subito!
"Buongiorno, cercavo il signor Rossi, è disponibile?"
"Sto parlando con la sua assistente? Ottimo! Mi aiuta a capire il momento migliore per contattarlo?"
Perché funziona?
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Creiamo un senso di familiarità, evitando di apparire come perfetti sconosciuti.
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Mostriamo rispetto per il ruolo della segretaria, facendola sentire coinvolta.
4-Fare una Richiesta Precisa e Concreta
Molti venditori cadono nella trappola di chiedere troppa disponibilità, lasciando spazio a risposte vaghe. Meglio dare un'opzione chiara:
"Mi può aiutare a capire quando posso richiamarlo nel momento migliore?"
"Preferisce che lo richiami nel pomeriggio o domani mattina?"
Risultato? La segretaria è più propensa a darci un'informazione utile, piuttosto che liquidarci con un generico "Non è disponibile".
5-Sfruttare la Curiosità e il Riconoscimento
Un trucco efficace è non rivelare troppi dettagli subito. Se diamo un'informazione vaga ma credibile, aumentiamo le possibilità di passare il filtro.
"Sto seguendo una pratica con il signor Rossi, è possibile parlarci un attimo?
"Abbiamo un paio di questioni da discutere, lo trovo in questo momento?"
Perché funziona?
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Se la segretaria non è sicura del motivo della chiamata, è più probabile che passi la comunicazione.
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Diamo l'impressione di avere già un contatto con il decisore.
6-Quando la Segretaria Dice “Mandi una Mail”
Se riceviamo questa risposta standard, significa che la segretaria non vede abbastanza valore nella nostra richiesta. Possiamo aggirare il problema con una domanda:
"Volentieri, così gli anticipo l’argomento. Mi conferma il suo indirizzo diretto?"
"Perfetto! Dopo l'email, in che momento posso chiamarlo per approfondire?"
Perché funziona?
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Evitiamo di finire nella casella info@, che spesso non viene nemmeno letta.
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Otteniamo una finestra temporale per una seconda chiamata strategica.
7-Il Potere della Pazienza e della Persistenza
Non sempre si passa il filtro al primo tentativo. Se la segretaria ci blocca oggi, proviamo:
- In orari diversi: spesso il decisore è più disponibile a inizio giornata o nel tardo pomeriggio.
- Con un follow-up mirato: dopo una mail, possiamo richiamare dicendo: "Ho inviato un'email al signor Rossi ieri, ha avuto modo di leggerla?"
- Coinvolgendo la segretaria: chiediamole consigli su come e quando contattare il decisore.
Conclusione: Da Ostacolo ad Alleata
La segretaria non è un nemico, ma una risorsa da gestire con intelligenza. Mostrando rispetto, empatia e strategia, possiamo trasformare un rifiuto in un'opportunità.
Ricorda questi punti chiave:
- Usa un approccio amichevole e non aggressivo.
- Sii chiaro, specifico e sicuro.
- Sfrutta il nome del decisore per creare familiarità.
- Non rivelare troppi dettagli subito, usa la curiosità a tuo favore.
- Se ricevi un rifiuto, chiedi un’alternativa (email diretta, orario migliore per richiamare).
- Insisti con eleganza: il tempismo è tutto!
Se vuoi migliorare il tuo approccio telefonico e superare il filtro con successo, contattaci per una consulenza personalizzata!